OSKAR ÖFLUNDS STIFTELSE

Dataskydd och cookies

Dataskyddsbeskrivning för Oskar Öflunds Stiftelses ansöknings- och stipendieregister

1 Personuppgiftsansvarig

 

Oskar Öflunds Stiftelse sr (FO-nummer 1098931-8)

 

PO Box 383, 00101 Helsingfors, Finland

2 Kontaktperson i registerärenden

Sekreterare Tomas Lodenius

Se kontaktuppgifter

3 Registrets namn

 

Oskar Öflunds Stiftelses ansöknings- och stipendieregister

4 Den rättsliga grunden för och ändamålen med personuppgiftsbehandlingen

 

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra stipendiestiftelsens ändamål. Stiftelsen behandlar personuppgifter beträffande sökande på följande rättsliga grunder och för följande mer specifika ändamål:

Berättigat intresse: Stiftelsens berättigade intresse fungerar som grund för behandlingen av uppgifter som lämnas in via det elektroniska ansökningssystemet, uppgifter som genereras under utvärderingen av ansökningarna, uppgifter som samlas in för utbetalning av stipendier samt uppgifter om användningen av stipendiemedel. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på relationen mellan stiftelsen och sökanden. Stiftelsen har konfigurerat det elektroniska ansökningssystemet så att endast sådan information som är nödvändig för utvärdering av ansökningar, fattande av beslut beträffande stipendier och utbetalning av understöd samlas in. Utan ovanstående information kan stiftelsen inte betjäna sökanden på dennas begäran, ge tillgång till sökandens användarkonto, erbjuda teknisk support, kontakta sökanden i ansökningsfrågor, behandla och utvärdera ansökningar, erbjuda understöd, betala ut stipendier och/eller spåra betalningar. Stiftelsen kan också behandla personuppgifter för myndighetsrapportering, för att förebygga och upptäcka oegentligheter, för att utvärdera och utveckla verksamheten samt för analys av bidragssystemets användning och statistik. Sökanden kan göra en invändning mot behandlingen utifrån en grund som anknyter till en specifik personlig situation.

 

Allmänt intresse: Offentliggörandet av stipendiemottagarens namn och titel samt stipendiets syfte och belopp på stiftelsens webbplats grundar sig på ett allmänt intresse. Det ligger i samhällets intresse att ha tillgång till transparent information om vad stiftelsen använder sina tillgångar till. Därtill kan personuppgiftesbehandlingen grunda sig på ett allmänt intresse då stiftelsen förutsätts behandla uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning eller för statistiska ändamål och behandlingen står i proportion till det mål som eftersträvas med allmänintresset.

Samtycke: Stiftelsen ber sina webbplatsanvändare samtycka till användning av cookies och annan motsvarande teknik. Användaren av webbplatsen kan när som helst ändra eller återkalla sitt samtycke. Därtill kan stiftelsen med stipendieansökandens samtycke behandla också andra personuppgifter i anknytning till relationen mellan stiftelsen och sökanden.

Rättslig förpliktelse: Till den del stiftelsen är skyldig att behandla stipendiemottagarnas personuppgifter för att följa bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning grundar sig behandlingen på fullföljandet av en rättslig förpliktelse.

5 Registrets informationsinnehåll

Stiftelsen behandlar följande personuppgifter i samband med registret:

  • Basinformation gällande sådana sökande som är fysiska personer, såsom namn, titel eller yrke, födelsedatum, adress, e-postadress och telefonnummer

  • Basinformation gällande kontaktpersoner för och andra medlemmar i sådana arbetsgrupper som fungerar som sökande

  • Basinformation gällande sådana sökande som är föreningar eller andra samfund, såsom namn, FO-nummer, adress, e-postadress, telefonnummer och kontaktperson inklusive basinformation gällande kontaktpersonen

  • Uppgifter som anknyter till den relation som gäller mellan stiftelsen och stipendiesökanden, såsom ansökningsgrupp, syftet för det ansökta stipendiet, det sökta stipendiets storlek, tidpunkten för ansökan, tidigare av stiftelsen beviljade stipendier, sökandens examina och betyg, rekommendationer, kommunikationsspråk, samt möjliga andra dokument och uppgifter som sökanden har bifogat sin ansökan såsom arbetsplaner, examensbevis, meritförteckningar, portfolior och verksamhetsberättelser

  • Uppgifter om webbplatsanvändarens teleförbindelse och terminalutrustning, såsom IP-adress, enhets-ID och cookieinformation

  • Inloggningsinformation för webbtjänsten samt uppgifter beträffande händelse- och användaranalys

  • Övrig information med sökandens samtycke

 

Registret innehåller därtill information som tillhandahålls eller krävs för utbetalningen av understöd eller härrör från detta, såsom:

 

  • bankförbindelse och personnummer (stipendiemottagarna ombeds att ange sitt personnummer och bankkonto för utbetalning av stipendiet i samband med stipendiebeskeden; personnumret begärs då det förutsätts enligt skatte- och annan lagstiftning)

  • beloppet för stipendiet, betalningsdatum, betalningsverifikatets nummer och förklaring

 

Efter utbetalningen av stipendier kan även följande uppgifter behandlas inom registret:

  • uppgifter gällande eventuella ändringar eller annulleringar av understöd

  • uppgifter beträffande myndighetsrapportering

  • uppgifter från stipendiemottagaren beträffande stipendiets användning

 

6 Informationskällor

De personuppgifter som ingår i registret samlas huvudsakligen in från stipendiesökanden själv (eller från sökandens kontaktperson) i samband med stipendieansökan eller senare kompletteringar. Därtill får stiftelsen på begäran av stipendiesökanden konfidentiella rekommendationer gällande sökanden från rekommendationsgivare. Information om tidigare beviljade bidrag fås också från stiftelsens ansökningssystem. Uppgifter kan också samlas in då en person besöker stiftelsens webbplats och elektroniska ansökningssystem.

 

7 Överlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU/EES

Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter i enlighet med stiftelsens rättsliga skyldigheter och till andra parter som behöver personuppgifterna på grundval av ett allmänt intresse. Uppgifter beträffande utbetalade understöd ges till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt (LPA/Mela).

Personuppgifter kan överföras till tjänsteleverantörer och andra personuppgiftsbiträden som stiftelsen använder. I samband med överföring av data vidtar stiftelsen rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att skydda personuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt.

 

Information om stipendiemottagarna och utdelade stipendier (sökandens namn och titel/yrke, understödets belopp och stipendiets ändamål) publiceras på stiftelsens webbplats och i stiftelsens verksamhetsberättelse. Uppgifter om avvisade ansökningar publiceras inte. Syftet med publiceringen är att upprätthålla allmänhetens förtroende för stiftelsens verksamhet och att undvika överlappande stipendier för samma ändamål.

 

Stiftelsen överför i huvudsak inte personuppgifter som bifogats ansökningar till länder utanför EU/EES-området. De tjänsteleverantörer som stiftelsen använder för stödtjänster (såsom ekonomiförvaltning, webbplats och e-post) kan ändå överföra personuppgifter till IT-miljöer utanför EU/EES-området. Stiftelsen och stiftelsens leverantörer säkerställer då att de överförda personuppgifterna skyddas på ett ändamålsenligt sätt i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

8 Skydd av uppgifter

Personuppgifterna lagras i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior är belägna i låsta och övervakade lokaler som är ändamålsenligt skyddade och till vilka endast utsedda personer har tillträde. Anslutningen till webbtjänsten är skyddad med SSL-teknik.

 

Endast utsedda administratörer, stiftelsens styrelsemedlemmar, personal och experter har tillgång till ansökningssystemets databas. Varje användare har sitt eget användarnamn och lösenord för systemet.

Utskrivet skriftligt material och annat fysiskt registerinnehåll förvaras i låsta utrymmen.

9 Lagring av uppgifter

A. Uppgifter om avslagna stipendieansökningar

  • Den elektroniska stipendieansökan med bilagor lagras två (2) år från slutet av ansökningsåret

  • Sökandens namn, titel/yrke, det sökta stipendiets ändamål och storlek lagras permanent som en del av styrelsens mötesmaterial

Lagringen av information gällande stipendiesökande baserar sig på utförandet av stiftelsens uppgifter, i synnerhet uppgifter i anknytning till betjäning av sökande, utvärdering av ansökningar och uppföljning av desamma. Vid lagringstidens utgång raderas uppgifterna. De uppgifter som ingår i styrelsens mötesmaterial lagras i syfte att ombesörja stiftelsens uppgifter, för arkiverings-, statistiska och ideella forskningsändamål samt av tillsynsskäl.

B. Uppgifter om utdelade stipendier

  • Den elektroniska stipendieansökan med bilagor lagras tio (10) år från slutet av det år då stipendiet utdelades

  • Kontonummer och personnummer lagras två (2) år från slutet av det år då stipendiet utdelades i det elektroniska ansökningssystemet

  • Stipendiemottagarens namn, titel/yrke, stipendiets ändamål och storlek lagras permanent som en del av styrelsens mötesmaterial och stiftelsens verksamhetsberättelse, samt fem (5) år på stiftelsens webbplats

Lagringen av information gällande stipendiemottagare baserar sig på utförandet av stiftelsens uppgifter, i synnerhet skyldigheten att bevara bokföringsmaterial, betjäning av sökande, utvärdering av ansökningar, finansiering av mångåriga projekt, uppföljning av stipendiemedlens användning samt uppföljning och tillsyn av verksamheten. Vid lagringstidens utgång raderas uppgifterna. De uppgifter som sparas permanent lagras i syfte att ombesörja stiftelsens uppgifter, i synnerhet för arkiverings-, statistiska och ideella forskningsändamål, för historikbruk samt på grundval av ett allmänt intresse (för att skydda det förtroende stiftelser åtnjuter).

 

10 De registrerades rättigheter

Den registrerade har i enlighet med dataskyddslagstiftningen rätt att granska de uppgifter som berör hen och som sparats i registret samt rätt att kräva rättelse eller radering av felaktig, föråldrad, onödig eller olaglig information.

 

Alla förfrågningar som gäller den registrerades rättigheter ska specificeras och skickas skriftligen till den kontaktperson som nämns under punkt 2 ovan. Begäran är avgiftsfri då den inte framställs mer än en gång per år. Den registrerade har ändå inte rätt att få tillgång till sådana rekommendationer som rekommendationsgivarna skickat direkt till stiftelsen eller till de utvärderingsanteckningar som anlitade experter eller styrelsemedlemmar gjort. Syftet med sekretessen för de sistnämnda uppgifterna är att skydda rekommendationsgivarnas och utvärderarnas integritet samt att säkerställa värdet av rekommendationerna och utvärderingsanteckningarna för stiftelsen.

 

Av specifika personliga skäl har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter som berör hen då behandlingen av uppgifterna baserar sig på ett berättigat intresse. I samband med en begäran om detta ska den registrerade ange den specifika situation på grund av vilken invändningen görs. Den registrerade har också rätt att återkalla sitt samtycke då stiftelsen behandlar uppgifter på basis av samtycke. Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av den personuppgiftsbehandling som ägde rum före återkallandet av samtycket.

 

Den registrerade har rätt att begära radering av uppgifter om hen motsätter sig behandlingen av uppgifterna och det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen av uppgifterna, eller om uppgifterna behandlas i strid med lagen. I vissa fall kan stiftelsen ändå ha en lagenlig skyldighet att bevara personuppgifter.

 

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om hen anser att personuppgifter behandlas på ett sätt som strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

 

11 Ändringar i dataskyddsbeskrivningen och cookie-policyn

Stiftelsen förbehåller sig rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning samt cookie-policyn. De uppdaterade versionerna av dataskyddsbeskrivningen och cookie-policyn publiceras på stiftelsens webbplats. Stiftelsen rekommenderar att den registrerade regelbundet besöker stiftelsens webbplats för att bekanta sig med den senaste versionen av stiftelsens dataskyddsbeskrivning och cookie-policy.

 

12 Kontakter i registerärenden

Alla kontakter och förfrågningar gällande denna beskrivning ska inlämnas i skriftlig form eller personligen till kontaktpersonen nämnd under punkt 2.

Cookie-policy

LOADING COOKIE DECLARATION...

Oskar Öflunds Stiftelse sr   |   info@oskaroflund.fi   |   Dataskydd och cookies