OSKAR ÖFLUNDS STIFTELSE

Oskar Öflunds Stiftelse sr:n hakemus- ja apuraharekisterin tietosuojaseloste sekä evästekäytäntö

1 Rekisterinpitäjä

Oskar Öflunds Stiftelse sr (1098931-8)

PL 383, 00101 Helsinki, Suomi

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sihteeri Tomas Lodenius

Ks. yhteystiedot

3 Rekisterin nimi

Oskar Öflunds Stiftelse sr:n hakemus- ja apuraharekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Säätiön tarkoitus on tukea kotimaista yleishyödyllistä toimintaa jakamalla apurahoja henkilöille ja yhteisöille, jotka toimivat tieteiden ja kulttuurin eri aloilla. Kaikki säätiön toiminnan puitteissa tehtävä henkilötietojen käsittely tehdään tämän tarkoituksen edistämiseksi. Säätiö voi myös käsitellä henkilötietoja tarkastaakseen ja kehittääkseen säätiön toimintaa sekä noudattaakseen lainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleensä säätiön oikeutettuun etuun, mutta oikeusperusteena voi olla myös suostumus, sopimus tai säätiötä koskeva lakisääteinen velvollisuus. Ainoastaan tarkoitusta varten tarvittavia henkilötietoja käsitellään ja henkilötietojen käsittely on perusteltu huomioiden säätiön ja hakijan välinen yhteys. Ilman jäljempänä tarkemmin eriteltyjä tietoja säätiö ei voi tarjota hakijalle pääsyä hakemusjärjestelmään, vastaanottaa tai käsitellä hakemuksia, tarjota tukea, ottaa yhteyttä hakijaan tai jakaa apurahoja.

 

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan apurahahakemuksissa ilmoitetut tiedot, kuten hakijan nimi, nimike tai ammatti, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite), syntymäaika, hakemusryhmä, haetun apurahan käyttötarkoitus, mahdollinen työryhmä, mahdollisen työryhmän jäsenet, haettu summa, hakemuksen jättöaika, säätiön aiemmin myöntämät apurahat, hakijan tutkinnot ja arvosanat, suositukset, viestintäkieli sekä mahdolliset muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemukseensa.

Rekisteri sisältää myös tietoja, jotka annetaan tai tarvitaan myönnettyjen apurahojen maksamiseksi tai aiheutuvat tästä, kuten pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan suuruus, maksupäivä, maksutositteen numero ja selitys. Lisäksi rekisterissä voidaan käsitellä tietoa apurahan mahdollisista muutoksista tai peruutuksista, tietoja viranomaisraportoinnista, sekä apurahan vastaanottajan toimittamia tietoja apurahan käytöstä. Apurahansaajia pyydetään ilmoittamaan henkilötunnuksensa sekä pankkitilinsä apurahan maksua varten apurahailmoitusten yhteydessä. Henkilötunnus pyydetään apurahan maksamisen yhteydessä vero- ja muun lainsäädännön näin edellyttäessä.

Lisäksi käsitellään tietoja koskien rekisteröidyn tietoliikenneyhteyttä ja päätelaitetta, kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä keksitieto (cookie).

6 Käytetyt tietolähteet

Rekisteriin sisältyvät tiedot kerätään pääasiassa hakijalta itse apurahahakemuksen tai sitä koskevan täydennyksen yhteydessä sekä hakijan valitsemilta suosittelijoilta.

 

7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille säätiötä koskevien oikeudellisten velvoitteiden mukaisesti sekä muille tahoille, jotka tarvitsevat henkilötietoja yleisen edun vuoksi. Maksettuja apurahoja koskevat tiedot luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (Mela). Henkilötietoja voidaan siirtää säätiön käyttämille palveluntarjoajille ja muille henkilötietojen alikäsittelijöille. Tietojen siirron yhteydessä säätiö toteuttaa kohtuulliset oikeudelliset, organisatoriset ja tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojelemiseksi asianmukaisella tavalla.

Apurahansaajia ja apurahoja koskevia tietoja (hakijan nimi ja nimike/ammatti, hakemusryhmä, apurahan määrä sekä apurahan tarkoitus) julkaistaan ​​säätiön verkkosivuilla ja säätiön toimintakertomuksessa. Hylättyjä hakemuksia koskevia tietoja ei julkaista. Julkaisemisen tarkoituksena on ylläpitää yleistä luottamusta säätiön toimintaa kohtaan ja välttää päällekkäisiä apurahoja samoihin tarkoituksiin.

Säätiö ei lähtökohtaisesti siirrä apurahahakemuksiin liitettyjä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin.

Säätiön tukipalveluihin (esim. taloushallinto, verkkosivut ja sähköposti) käyttämät palveluntarjoajat voivat kuitenkin siirtää henkilötietoja IT-ympäristöihin, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella. Säätiö sekä säätiön käyttämät palveluntarjoajat huolehtivat siinä tapauksessa siirrettävien henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

8 Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen

Säätiö varmistaa, että henkilötietojen käsittely on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Toimenpiteillä on varmistettava turvallisuuden taso, joka on sopiva käsittelyyn liittyvään riskitasoon nähden. Tietojen suojaamisessa huomioidaan sekä luottamuksellisuus, saatavuus että asianmukainen tekninen suoja.

Tulostettu kirjallinen aineisto ja muu fyysinen rekisterin sisältö säilytetään lukituissa tiloissa.

Yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla. Annetuista tiedoista palvelimelle syntyvään henkilötietorekisteriin on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön hallituksen jäsenillä, toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla, ja pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan ilmoittamista. Palvelinlaitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelinkeskukseen, jossa on 24 h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

Säätiö käyttää henkilötietoja niin kauan kuin säätiö tarvitsee niitä tiettyyn tarkoitukseen, tai niin kauan kuin laki vaatii. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne joko poistetaan tai arkistoidaan tarpeen mukaan säätiön arkistoon. Arkistoitu aineisto tallennetaan lähtökohtaisesti pysyvästi.

 

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on omasta erityisestä tilanteestaan johtuvasta syystä oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Tällaisen vastustuksen yhteydessä rekisteröidyn on määriteltävä se erityinen tilanne, johon väite perustuu.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tutustua itseään koskeviin henkilötietoihin, jotka on tallennettu henkilötietorekisteriin. Näissä kysymyksissä rekisteröity pyydetään esittämään yksityiskohtainen pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkastus on maksuton, jos pyyntö esitetään korkeintaan kerran vuodessa. Säätiö ei kuitenkaan luovuta tietoja arvioijistaan tai mahdollisesti käyttämistään asiantuntijoista, eikä myöskään anna lausuntoja apurahahakemuksista.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tiedoissa mahdollisesti esiintyviä virheellisyyksiä korjataan tai tietoja poistetaan, ja hän voi muutenkin vedota sovellettavan tietosuojalainsäädännön hänelle takaamiin oikeuksiinsa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista, jos hän vastustaa tietojen käsittelyä eikä oikeudellista perustaa tietojen käsittelylle enää ole, tai jos tietoja käsitellään lain vastaisesti. Säätiö voi kuitenkin joissakin tapauksissa olla lain mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi täyttääkseen lain asettamaa velvoitetta. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisella tavalla.

 

10 Yhteydenotot rekisteriasioissa

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Evästekäytäntö

LOADING COOKIE DECLARATION...

Oskar Öflunds Stiftelse sr   |   info@oskaroflund.fi   |   Tietosuoja ja evästeet